Politique de confidentialite
01/01/2026
1. Responsable de la protection de la vie privée
Responsabilité : EIO Solutions est responsable de tous les renseignements personnels sous son contrôle. Nous avons désigné un responsable de la protection de la vie privée pour superviser notre conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25)
Coordonnées du responsable :
Tavia Perrault, Directrice financière
privacy@eiosolutions.com
9131 Keele Street, Suite A4, Vaughan, ON L4K 0G7
2. Renseignements personnels des employés et fins déterminées
Types de renseignements recueillis :
En tant que fournisseur/administrateur tiers, nous recueillons des renseignements sensibles, notamment :
- Identité et finances : Noms, numéros d’assurance sociale (NAS) et coordonnées bancaires pour la paie et les rapports fiscaux
- Prestations et santé : Antécédents médicaux, données de réclamation et renseignements sur les personnes à charge pour l’administration des comptes d’assurance et de dépenses de santé
Fins déterminées :
Nous recueillons ces renseignements uniquement pour administrer les avantages sociaux, les régimes de retraite et les services de paie ; vérifier l’admissibilité aux prestations ; et nous conformer aux exigences fiscales
3. Consentement (Conformité Québec)
Le consentement pour la collecte de renseignements personnels sensibles (médicaux ou financiers) doit être exprès (opt-in). En utilisant les services concernés, le consentement est donné pour la collecte et l’utilisation des données aux fins identifiées ci-dessus. Ce consentement peut être retiré à tout moment, bien que cela puisse limiter la capacité à fournir certains services.
4. Conservation et destruction sécurisée
Conservation : Les renseignements ne sont conservés que le temps nécessaire ou selon les exigences de la loi (ex. : 7 ans pour les dossiers fiscaux).
Destruction : Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits par des méthodes sécurisées et irréversibles ou rendus anonymes.
5. Droits individuels
Il existe des droits spécifiques concernant les renseignements personnels :
- Accès et rectification : Consulter les données et demander la correction d’inexactitudes.
- Portabilité des données : Demander une copie des renseignements informatisés dans un format structuré et lisible par machine.
- Désindexation : Demander que les informations cessent d’être diffusées ou que les liens vers celles-ci soient désindexés.
Délai de réponse : Les demandes reçoivent une réponse dans un délai de 30 jours calendaires.
6. Transferts hors du Québec/Canada
Les renseignements peuvent être stockés ou traités à l’extérieur de la province ou du Canada. Des mesures sont prises pour s’assurer que ces tiers sont contractuellement tenus d’offrir une protection équivalente aux normes canadiennes.
7. Notification obligatoire de brèche
En cas d’ incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, les autorités compétentes et les personnes concernées seront avisées dès que possible.